Boisz się o nadchodzący sezon urlopowy? W placówce medycznej wolne pracowników wcale nie musi generować problemów związanych z obsługą ruchu telefonicznego i mailowego. Jak sobie z tym poradzić? Oto nasze 4 najlepsze lifehacki, dzięki którym recepcja przychodni w wakacje będzie działała na tip-top.
Jak zorganizować pracę recepcji w wakacje?
Jako doświadczony menager pewnie dobrze wiesz, jak optymalnie zarządzać urlopami pracowników, przejmowania zadań przez innych czy rozwiązywać problemy z brakiem dostępności specjalistów. Dlatego też nie będziemy po raz kolejny opowiadać o tym, jak zorganizować pracę recepcji w wakacje w obszarze HR, a podsuniemy kilka pomysłów na wykorzystanie technologii, by nawet zmniejszony zespół poradził sobie ze wszystkimi zadaniami.
Włącz wakacyjny komunikat dla połączeń przychodzących
Jeśli korzystasz z technologii VoIP, masz tę świetną możliwość, że sam decydujesz o tym, jaki komunikat usłyszą pacjenci oczekujący na połączenie. Jako że nagranie może być wielokrotnie zmieniane, możesz za jego pośrednictwem poinformować na przykład o innych godzinach otwarcia, urlopach lekarzy czy innych zmianach organizacyjnych.
Zadbaj o automatyczne przekierowywanie połączeń
Funkcja przekierowywania połączeń pewnie jest Ci dobrze znana. Czy jednak wiedziałeś, że można wykorzystać ją także dla usprawnienia działań recepcji podczas sezonu urlopowego w placówce medycznej? Planując delegację zadań, łatwo ustawisz, by wirtualna centrala przekazywała wszystkie połączenia kierowane do osoby będącej na urlopie do innego pracownika. W ten sposób on nie będzie musiał obsługiwać na zmianę dwóch aparatów, a pacjenci będą kolejkowani tak, by można było ich wygodnie obsłużyć. Skróci to także czas ich oczekiwania na podniesienie słuchawki w recepcji.
Zaplanuj wysłanie wiadomości z informacją o urlopie lekarza
Dzięki rozwiązaniom oferowanym przez technologię VoIP teraz jeszcze łatwiej poinformujesz pacjentów o urlopie i nieobecności ich lekarza. Możliwość automatycznego wysyłania wiadomości SMS do niektórych osób jest świetnym sposobem komunikacji. Co więcej, Ciebie nie będzie kosztowało to wiele pracy, a pacjenci korzystające z usług placówki z pewnością docenią to, że wiedzą wcześniej, kiedy dany specjalista nie pracuje.
Taką możliwość masz na przykład w systemie Unimed, gdzie dzięki odpowiedniemu zaplanowaniu i wypełnieniu rubryki „pola własne pacjenta” szybko wyselekcjonujesz te osoby, które korzystają z usług danego specjalisty.
Kolejkowanie połączeń z myślą o sprawniejszej obsłudze
Jak jeszcze może zyskać przychodnia? Wakacje i ograniczona dostępność pracowników nie muszą wiązać się z brakiem możliwości załatwienia określonych spraw. Na czas sezonu urlopowego w placówce medycznej możesz tak zaplanować kolejkowanie połączeń, by w pełni wykorzystać potencjał osób, które pracują. To nie tylko pozwala na skuteczniejsze delegowanie zadań, ale również priorytetyzowanie połączeń względem ich ważności.
Unimed: zadbaj o sezon urlopowy w placówce medycznej już teraz!
Wakacje to świetny czas nie tylko na odpoczynek, ale również wprowadzenie nowych rozwiązań, które usprawnią pracę recepcji i całej placówki medycznej. Jeśli więc już wcześniej myślałeś o wdrożeniu lub przejściu na nowy system wspierający obsługę pacjentów, mniejszy ruch wakacyjny doskonale temu sprzyja! Co więcej, z Unimedem możesz to zaplanować już teraz, zwłaszcza że samo przygotowanie i uruchomienie oprogramowania nie trwa szczególnie długo. Nie musisz też bać się, że kupujesz kota w worku. Przygotowaliśmy bowiem 30-dniowe testy pozwalające na swobodne przetestowanie funkcji systemu, dzięki którym sezon urlopowy w placówce medycznej już nigdy nie byłby problemem. Ich zaplanowanie na wakacje jest też o tyle lepsze, że oszczędza pracownikom stresu związanego z koniecznością poradzenia sobie z nowym oprogramowaniem i dużym ruchem telefonicznym jednocześnie. Już teraz przekonaj się, że kwestia związana z tym, jak zorganizować pracę recepcji w wakacje, może być o wiele łatwiejsza!
