Zastanawiałeś się kiedyś nad tym, ile pacjentów dzwoni dziennie do zarządzanej przez Ciebie placówki? 100? 500? 1000? Ta wiedza jest zbyt potrzebna, by ją ignorować! Dlatego też już teraz poznaj najważniejsze narzędzia, dzięki którym będziesz miał łatwy dostęp do statystyk połączeń telefonicznych w placówce.
Jak sprawdzić ilu pacjentów do Ciebie dzwoni?
Raporty z połączeń telefonicznych, bez dwóch zdań, są ważne. Nie tylko pomagają na optymalne organizowanie pracy personelu, ale także dają wgląd w wydajność procesów i planowanie kolejnych działań czy kierunków zmian. Jak jednak łatwo sprawdzić, ilu pacjentów dzwoni? Jakie narzędzia sprawdzają się tutaj szczególnie dobrze?
Program do statystyki połączeń
Jednym z najbardziej oczywistych narzędzi do raportowania jest samodzielny program do statystyki połączeń. Zazwyczaj, nawet w przypadku mocno rozbudowanego interjefsu i wielu funkcjonalności, pozostaje on dość intuicyjny i łatwy w obsłudze. Jednak, niestety, często wiąże się z dodatkowymi kosztami. Nie tylko trzeba zainwestować w kolejne, odrębne oprogramowanie i później wdrożyć, ale także wyszkolić osoby, które będą przygotowywały raporty z połączeń telefonicznych oraz je analizowały.
Wirtualna centrala
Z obsługą ruchu telefonicznego oraz statystykami połączeń można iść też o krok dalej i tak zorganizować pracę, by cały ten kanał komunikacji był obsługiwany przez wirtualną centralę. Czym ona jest? Wirtualna centrala stanowi nowoczesne narzędzie telekomunikacyjne, które umożliwia zarządzanie połączeniami telefonicznymi za pośrednictwem Internetu. Jej działanie opiera się na wykorzystaniu połączenia z siecią do przesyłania połączeń telefonicznych przez protokół VoIP. Jest to opcja o tyle warta rozważenia, że nie tylko nie wiąże się ze spadkiem jakości obsługi, ale wręcz pozwala na wdrożenie indywidualnych rozwiązań, które są korzystne dla pacjentów – kolejkowania połączeń czy drzewa IVR.
Pewnie teraz zastanawiasz się, jakie realne korzyści może Ci dać wirtualna centrala. Otóż, finansowe. Po pierwsze, system ten pozwala na przeniesienie i skoncentrowanie wielu procesów w jednym miejscu – a to, jak pewnie się domyślasz – wiele ułatwia, zarówno jeśli chodzi o obsługę ruchu, jak i statystki połączeń telefonicznych.
Po drugie, taka statystyka połączeń stanowi świetne narzędzie do oceny wydolności pracy recepcji i stanu całej placówki w ogóle. Przede wszystkim daje odpowiedź, ile pacjentów dzwoni, jak długo trwają połączenia i po jakim czasie są odbierane. Jednocześnie umożliwia, na przykład, porównanie wymiaru ruchu z liczbą umawianych wizyt, czy odebranych połączeń, co daje przyczynek do rozeznaniu się w skuteczności pracy recepcji.
Po trzecie, wirtualne centrale sprawiają, że generowanie statystyki połączeń jest wyjątkowo łatwe i często odbywa się za pomocą jednego kliknięcia. Najlepszym tego przykładem jest Unimed, który został zaprojektowany z myślą o placówkach medycznych i zawiera wiele usprawnień przydatnych w sektorze ochrony zdrowia. Dzięki intuicyjnym rozwiązaniom pozwala szybko i wygodnie przygotować praktycznie każdy możliwy raport dotyczący połączeń telefonicznych. Unimed także mocno usprawnia obsługę samego ruchu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, już teraz odwiedź stronę internetową systemu lub skontaktuj się z naszym przedstawicielem, który zaprezentuje Ci jego działanie!
Centrala zewnętrzna
Jeszcze innym sposobem na kontrolowanie statystki połączeń jest korzystanie z zewnętrznego call center, która zajmie się nie tylko raportowaniem, ale i obsługą ruchu telefonicznego. Wbrew pozorom, takie rozwiązanie może mieć sens, i co więcej, sprawdza się nie tylko w przypadku małych placówek medycznych. Na czym jednak tak właściwie polega? Pacjent, który dzwoni do Twojego centrum, jest przekierowywany do call center obsługiwanego przez osoby z zewnątrz i tam dokonuje rezerwacji wizyty. Centrale tego typu są nie tylko wykorzystywane coraz częściej, ale również mają wiele zalet. Przede wszystkim pozwalają na optymalne planowanie zatrudnienia, ale także często pozwalają zmniejszyć koszty utrzymania placówki.
Jak widzisz, każde ze wspomnianych przez nas rozwiązań ma swoje zalety i wady. Teraz musisz się tylko zastanowić, która opcji na sprawdzenie, ilu pacjentów dzwoni, będzie najbardziej opłacalna dla Twojej placówki medycznej.
