Wdrożenie systemu Unimed w placówkach Medipunkt – case study

Każde wdrożenie systemu Unimed to przedsięwzięcie, które musi współgrać na kilku poziomach jednocześnie. Ze względu na integrację z zewnętrznymi narzędziami komunikacyjnymi, może być ono jeszcze trudniejsze. Jak wygląda uruchomienie naszego oprogramowania w praktyce? Przyjrzyjmy mu się na przykładach placówek medycznych Medipunkt w Kwidzynie i Malborku.

Od pierwszego kontaktu do pełnego wdrożenia

Unimed został zaprojektowany z myślą o ułatwieniu pracy call center i rejestracji w placówkach medycznych. Pozwala na sprawną obsługę pacjentów z wykorzystaniem różnego rodzaju kanałów kontaktu, w tym połączeń telefonicznych oraz SMSów. Taka specyfika sprawia jednak, że jego wdrożenie wymaga uruchomienia określonych procedur, które z jednej strony zabezpieczą stronę technologiczną całego procesu, z drugiej zaś interesy pracowników oraz pacjentów.

Wdrożenie systemu Unimed w Centrach Medycznych Medipunkt w Kwidzynie i Malborku było złożonym zadaniem, które dodatkowo należało pomnożyć przez dwa, nie licząc etapu wstępnych ustaleń, aż do podpisania umowy. Jako że każda z tych placówek funkcjonuje oddzielnie i ma własny numer do obsługi pacjentów, nie dało się zamknąć prac związanych z uruchomieniem w jednym, wspólnym procesie. Dla obniżenia kosztów w obydwu punktach wykorzystano jednak wspólny system Unimed i podobne materiały graficzne oraz strategie marketingowe.

Przygotowując się do uruchomienia systemu Unimed, odbyliśmy wiele spotkań z przedstawicielami placówek Medipunkt. To pozwoliło nam nie tylko lepiej poznać oczekiwania i styl pracy naszego Klienta, ale także przygotować jak najwygodniejszą ścieżkę i wszystkie niezbędne narzędzia do ułatwienia mu przejścia przez cały proces. Owocem naszych rozmów było podpisanie umowy, która zawierała wszystkie szczegóły współpracy, łącznie z podziałem kompetencji. W trakcie spotkań wypracowaliśmy także strategię pozwalającą na płynne przejście na system Unimed z jednoczesnym utrzymaniem wysokiej jakości obsługi pacjentów w potencjalnie problematycznym etapie przejściowym. Jej częścią była między innymi kampania informacyjna mająca na celu promowanie nowego numeru telefonu do poszczególnych placówek.

Dzięki otwartości i elastyczności zespołu Medipunkt samo wdrożenie systemu Unimed przebiegło w przyjaznej atmosferze i było praktycznie bezproblemowe. Obejmowało ono przede wszystkim:

• szkolenie pracowników oddelegowanych do obsługi pacjentów,
• przygotowanie materiałów informacyjnych (w tym: ulotek, treści w mediach społecznościowych, grafik i artykułów na stronę internetową itp.)
• uruchomienie systemu Unimed w obu placówkach,
• uruchomienie nowego numeru telefonu,
• przygotowanie oraz wdrożenie menu IVR,
• uruchomienie narzędzi telefonii VoIP.

Po wdrożeniu

Pragniemy zaznaczyć, że pracownicy Medipunkt na każdym etapie wdrożenia, a także po jego zakończeniu, mogli – i wciąż mogą – liczyć na nasze wsparcie i pomoc. Staramy się na bieżąco rozwiązywać wszystkie problemy tak, aby nasi Klienci mogli cieszyć się stabilnym, pewnym produktem, który nie tylko ułatwia pracę w ich placówkach medycznych, ale także przyczynia się do wzrostu przychodów poprzez zwiększoną zdolność do monetyzacji.

Jeśli chcesz się przekonać, jak działa Unimed, już teraz umów się na spotkanie z naszym przedstawicielem ds. sprzedaży i…